Бланк для заполнения заявки ПФР/2НДФЛ [скачать]
Пример Договора(Бухгалтерское обслуживание) [скачать]
За время своей активности каждое предприятие создает отчетность и документы, объем которых прямым образом зависит от размеров организации. По закону акционерные общества, а также ООО должны некоторые время сохранять документы в архиве, что предусмотрено в Федеральном законе об акционерных обществах.
У организаций есть еще одна немаловажная обязанность - им требуется архивировать своей бухгалтерской отчетности. Вот тут то и возникает резонный вопрос бухгалтера: «А как долго мне нужно хранить всю эту кучу старой отчетности?». Действительно, это не вполне очевидно для человека, напрямую не связанного с изучением законодательства.
Обычно первичные регистры и бухгалтерские документы учета и регистры бухгалтерии сохраняются в архиве на время, установленное по требованиям государственной архивной комиссии, но не менее пяти лет. Чтобы определить четкий срок хранения для каждой группы документов, коих можно насчитать солидное число, существует специальный список типовых документов менеджмента с указанным сроком давности и периодом содержания в архиве. Этот перечень утвержден Федеральной Службой Архивов Российской Федерации от 2000 года. В этом перечне указаны сроки хранения каждого из типовых документов, обязательные для любой организации, независимо от рода ее деятельности. Также, не играет никакой роли, отдают ли организации свою документацию на хранение в какие-либо государственные хранилища, либо же архивируют и хранят самостоятельно.
Этот перечень всем хорош, однако же не включает в себя четкие указания на наименование документа, а лишь дает указание на хранение типовых видов документов.
По срокам содержания в архиве абсолютно все бухгалтерские документы следует подразделить на два типа:
-документы, обязательные к вечному хранению;
-документы, которые следует архивировать до наступления какого-либо срока давности, временного хранения;
Сроки хранения в архиве устанавливаются в годах, их используют любые компании. Стандартный срок хранения в архиве документов бухгалтерской отчетности установлен длинной в пять лет. Отсчет времени архивации ведется с 1 января того года, который идет за завершением делопроизводства по этим документов. К примеру, если делопроизводство окончилось в 2007 году, то отсчет начинается с 2008 года. Следует уделить особенно пристальное внимание за сроком архивации некоторой документации тогда, когда организации грозит судебное разбирательство или штатная проверка.
Документация, с четко установленным сроком архивации, если она является важной в каких-либо судебных разбирательствах, либо же фигурировала в прошедших судебных делах требует постоянного хранения, даже если срок архивации уже истек: с помощью этой документации, при проверке, будет гораздо легче установить свою правоту в каком-либо спорном деле, даже если оно имело место быть десять лет назад.
Организации, документация которых играет роль источника комплектования архивов, должны хранить бухгалтерские документы безотносительно срока, указанного в перечне, то есть вечно. К таким организациям относятся муниципальные и государственные компании, сдающие свою документацию в архив в четко установленном порядке, либо же негосударственные предприятия, на основе заключенного с архивом договора, сдающие документацию на хранение.
Следует отметить, что установленный и продляемый срок архивации собственных документов негосударственные предприятия определяют собственнолично, руководствуясь действующим законодательством и собственными нуждами и потребностями в использовании этой документации в будущем.
