Формирование отчетов в ПФР можно выполнять различными способами – самостоятельно, отдать на аутсорсинг или заказывать частичную помощь в сдаче отчетов в ПФР (как правило, помощь программиста).
Если сдавать налоговые декларации можно и «по-старинке» - заполнять бумажные носители, а потом отправлять заказным письмом с описью, то формирование отчетов в ПФР возможно только с использованием специализированных программ.
Программы для формирования и сдачи отчетов в ПФР можно разделить на две группы: универсальные и специализированные. К универсальным программам относится всем известный программный комплекс для бухгалтерского учета 1С:Предриятие «Бухгалтерия». Достоинство универсальных программ в том, что пользоваться ими могут, как правило, все бухгалтеры. В то же время формирование отчетов в ПФР с помощью универсальных программ возможно на всей территории Российской Федерации – любое отделение пенсионного фонда обязано принимать сведения из универсальных программ. К недостаткам подобных программных продуктов можно отнести то, что они платные. К тому же недостаточно заплатить за 1С:Предприятие один раз – периодически нужно устанавливать платные обновления, иначе отчетность в ПФР и другие фонды будет не актуальной.
Специализированные программы для формирования отчетности в ПФР обычно бесплатные. Их можно скачать на официальном сайте того или иного отделения пенсионного фонда на территории РФ. Достоинство этих программ заключается в том, что они предназначены только для формирования отчетов в ПФР, то есть, не перегружены излишними функциями и сервисами. Но есть и «ложка дегтя» - чаще всего нужно помощь в сдаче отчетов в ПФР со стороны программиста. Установить, а тем более настроить специализированную программу достаточно сложно. К тому же они действуют только на территории одной области или субъекта РФ. Есть и еще один недостаток – если в вашей организации имеются сотрудники с пропиской в другом регионе, то ввести адрес прописки штатными средствами невозможно, так как отсутствует классификатор адресов другого региона. Не если у вас «под рукой» есть опытный программист, то он быстро может довести специализированную программу «до ума» - внести все необходимые КЛАДРы (классификаторы адресов) в оболочку программы. Тогда бухгалтер сможет спокойно формировать отчетность в ПФР.
Каким программам отдавать предпочтение (универсальным или специализированным) – решать вам. На практике обычно получается так – если есть возможность получить помощь в сдаче отчетов в ПФР, то используются специализированные программы, если есть деньги на универсальные – то используется 1С:Предприятие.
Но можно попробовать и другой вариант – сделать отчетность в бумажном виде и попросить перенести данные на дискетку сотрудника консалтинговой компании. Сейчас на рынке бухгалтерских услуг появилось очень много компаний, которые специализируются на том, что оказывают помощь в сдаче отчетов в ПФР, ФСС, налоговую инспекцию и т.д. Такой способ освобождает вас от необходимости выбирать и устанавливать те или иные программы для формирования и сдачи отчетности в ПФР.