Формирование отчетов в ПФР (ПФР – Пенсионный Фонд России) – одна из головных болей для каждого бухгалтера. Может быть, если бы формирование отчетов в ПФР делалось ежемесячно, или хотя бы ежеквартально, то большая часть бухгалтеров освоила бы наконец-то эту премудрость. А так как отчетность в ПФР подается, как правило, один раз в году, то до следующего года бухгалтер успевает благополучно забыть все тонкости и особенности формирования подобной отчетности. А различных нюансов в работе с ПФР предостаточно.
Главное заключается в том, что формирование отчетов в ПФР более ответственная процедура, чем даже расчет и уплата налогов. Дело в том, что финансовые документы, касающиеся хозяйственной деятельности предприятия положено хранить 5 лет, а документы кадрового учета (сюда же относится и отчетность в ПФР) любая организация обязана хранить 75 лет. Объясняется это тем, что при выходе на пенсию сотрудник должен иметь возможность подтвердить документально каждую запись в своей трудовой книжке. Поэтому, если бухгалтер испытывает затруднения с работой и взаимодействием с ПФР, то мудрый руководитель должен выделить средства, чтобы бухгалтер смог получить квалифицированную помощь в сдаче отчетов в ПФР.
Чаще всего помощь в сдаче отчетов в ПФР заключается в установке на компьютер бухгалтера свежей программы от пенсионного фонда. Даже если вы имеете лицензионную программу 1С:Предприятие «Бухгалтерия» или 1С:Предприятие «Зарплата и кадры» (с недавних пор «Управление персоналом»), то правильное формирование отчетности в ПФР вовсе не гарантировано. Буквально пару лет назад фирма 1С не смогла вовремя выпустить обновления для своей программы, в результате к концу февраля в отделениях ПФР скопились огромные очереди бухгалтеров, которым нужно было сдать отчетность. Поэтому, как только бухгалтер получил письмо из ПФР с напоминанием сдать годовую отчетность, то следует сразу же взять соответствующие выписки из ПФР и начать готовиться к формированию отчетности.
Следует собрать у сотрудников все изменения, которые произошли в их жизни за последний год: смена места жительства, прописки, замена паспорта, смена фамилии в связи с замужеством и т.д. Также нужно составить таблицы с суммой заработка каждого сотрудника за весь год. Не стоит забывать и об отпусках по болезни или по уходу за ребенком. Все эти данные можно «забить» в программу самостоятельно, а можно попросить помощь в сдаче отчетов в ПФР в специализированной организации. Если в вашей компании сотрудников не больше десятка, то сторонняя помощь в сдаче отчетов в ПФР предпочтительнее, так как вам не нужно будет тратить время на установку и изучение новой программы. Для компаний с числом сотрудников более сотни выгоднее заказывать помощь программиста по установке и обучению пользования программой ПФР, а заполнять данные на сотрудников и формировать отчетность придется самостоятельно.
И последнее: не забудьте составить инструкцию или алгоритм – как вы устанавливали программу и заполняли данные. На следующий год эта инструкция вам сильно поможет.