Бухгалтерские услуги и их качество зависят, в том числе и от того, насколько грамотно организовано рабочее место бухгалтера. Что мы можем наблюдать в большинстве компаний? Бухгалтер и его кабинет становятся приманкой для различных посиделок. Электрический чайник, микроволновая печь, холодильник далеко не способствуют продуктивной работе бухгалтерского отдела (да и любого отдела тоже). Лучше всю эту технику, если у вас нет возможности организовать обеды для сотрудников, разместить в отдельном кабинете, тогда у специалистов не будет соблазна постоянно «гонять чаи» на рабочем месте. Иначе вы рискуете столкнуться с такой ситуацией: бухгалтер выпрашивает у вас помощника под предлогом, что он не справляется с огромным объемом работ, в итоге работа бухгалтерии превращается в женские посиделки. Ведь не зря в американских фирмах принято ставить между сотрудниками высокие офисные перегородки – это помогает уменьшить разговоры не по теме.
Но мы немного отвлеклись. Итак, что должно быть на рабочем месте бухгалтера:
- самое главное – современный компьютер. Бухгалтерские услуги в наше время немыслимы без использования компьютерных программ;
- бухгалтер должен иметь доступ в интернет. Во-первых, это даст возможность сдавать отчетность без посещения налоговой инспекции и других фондов. А во-вторых, интернет – это огромная кладовая нужной информации, вы сэкономите значительные средства на подписных изданиях. Бухгалтерские услуги будут более грамотными, если бухгалтер имеет возможность получить консультацию или обсудить нужный вопрос на форумах специалистов в интернет;
- черно-белый лазерный принтер. Бухгалтерские услуги подразумевают распечатку огромного количества различных документов и отчетности. Если вы поставите цветной принтер, то у сотрудников появится соблазн печатать свои фотографии. Струйный принтер, несмотря на низкую цену неэкономичен – стоимость отпечатка на «струйнике» гораздо выше, чем на лазерном принтере;
- абсолютно все программное обеспечение, которым пользуется бухгалтер, должно быть лицензионным. Так вы не только защитите себя от уголовного преследования за использование пиратских программ, но и сможете своевременно получать свежие обновления. Нелицензионные и взломанные программы, как правило, более устаревшие и имеют старые формы отчетности и документации;
- про несгораемые ящики (сейфы) для документации мы говорить не будем. Их использование обязательно – это требование законодательства;
- а вот бухгалтерские услуги без хорошего калькулятора с крупными цифрами практически невозможны. Несмотря на то, что любая бухгалтерская программа в компьютере содержит встроенный калькулятор, бухгалтер все равно предпочтет настоящий, а не виртуальный;
- стоит обратить внимание и на освещение. Согласитесь, мигающие лампы дневного света, а еще хуже – громко гудящие, не располагают к продуктивной работе;
- в летнее время позаботьтесь о вентиляции и кондиционировании рабочего места бухгалтера.
После того, как вы оборудовали подобным образом рабочее место бухгалтера, можно подумать и о приобретении прочих, уже привычных, атрибутов бухгалтерии – чайники, микроволновки, холодильники, домашние цветы и т.д.
Чуть не забыли – стационарный телефон для бухгалтера – обязательная необходимость. Дело в том, что ему в любое время могут позвонить из налоговой, пенсионного фонда, ФСС с просьбой предоставить ту или иную отчетность.