Всем известно, что кадровый учет и бухгалтерские услуги тесно взаимосвязаны между собой. Работа бухгалтерии и отдела кадров призвана решать задачи, которые сложно разграничить между специалистами. Например, постоянно возникают споры о том, кто должен вести персонифицированный учет и сдавать ежегодную отчетность в пенсионный фонд – бухгалтер или кадровик? А кто должен собирать заявления работников о предоставлении налоговых вычетов? Кто должен готовить документы для сотрудников, уходящих на заслуженный отдых – пенсию? Во всех этих процедурах есть как бухгалтерские услуги, так и кадровые. Если организация небольшая (до десяти человек), то наверняка со всей этой работой справится бухгалтер. При большом количестве сотрудников (от пятидесяти и выше) имеет смысл задуматься об организации отдела кадров.
Но мы все-таки рекомендуем идти последовательно. Пока число сотрудников организации не превысит сотню, бухгалтерские услуги и кадровая работа должны быть объединены. Вместо того, чтобы организовывать целый отдел, который большую часть времени будет вынужденно бездельничать, лучше дать дополнительную штатную единицу в бухгалтерию. Тогда главный бухгалтер сможет грамотно распределить работу по кадровому учету.
Со временем, при развитии бизнеса наверняка возникнет необходимость выделить кадровый учет в отдельное подразделение. Мы рекомендуем это произвести следующим образом. Чтобы сохранить максимальную связь с бухгалтерией необходимо использовать единые программные продукты, как для бухгалтерского учета, так и для кадрового. Идеально для этого подходит комплексная поставка системы программ 1С:Предприятие. Только нужно приобретать не отдельные компоненты, а единый программный комплекс. В этом случае бухгалтер будет иметь прямой доступ к нужным ему кадровым данным, а работники кадровой службы смогут оперативно получать необходимую информацию для своих нужд.
При правильной организации делопроизводства и документооборота бухгалтер и кадровик дополняют друг друга. Ни тому, ни другому не приходится выполнять «чужую работу». Но все-таки главный бухгалтер должен иметь решающее слово в тех или иных ситуациях. Работа кадровой службы должна выполнять запросы бухгалтерии и своевременно предоставлять необходимую информацию и отчеты. Только тогда бухгалтерские услуги будут соответствовать всем нормам законодательства, а каждая операция будет подтверждена необходимыми документами и приказами.
К сожалению, грамотно поставить бухгалтерский и кадровый учет может не каждый руководитель. Особенно, если директор не очень хорошо разбирается в вопросах делопроизводства и бухгалтерии. Получается, что каждый отдел (бухгалтерия и кадровики) «тянет одеяло» на себя. И от того, чье мнение будет преобладающим – выстроиться система отношений. Чтобы сформировать оптимальную бизнес модель взаимодействия подразделений внутри организации лучше всего обратиться в консалтинговую фирму. Сторонние специалисты с большей долей объективности сформируют систему бизнес-процессов. В результате руководство получит работающую даже без его участия систему взаимоотношений «Бухгалтерия» - «Отдел кадров».