Ведение бухгалтерского учета невозможно без оформления различной финансовой документации. Казалось бы, что в этом нет ничего сложного – заполнять первичную документацию (платежки, приходные и расходные накладные, счета-фактуры) можно научить любого. Действительно, с этим трудно поспорить. Но, тем не менее, проблемы начинаются после того, как скопилось достаточное количество «первички» которая грозит заполонить все вокруг и требует систематизации.
 Если ведение бухгалтерии идет без какого-либо плана, то отработанные документы сваливаются куда попало, что их потом невозможно найти. Через пару лет офис превращается в подобие архива, в котором нет никакой системы. Для того чтобы предупредить подобную ситуацию, нужно с самого начала регистрации компании сформировать четкую и однозначную инструкцию, прописывающую каждый шаг в оформлении, хранении, уничтожении и архивировании документации фирмы. Если этого не сделать, то ведение бухгалтерского учета превратится в поиск нужных документов в кипе бумаг.
 К сожалению, воспользоваться уже наработанными схемами ведения документооборота не всегда возможно. В каждой компании есть своя специфика. Именно поэтому нужно на первых же этапах обратиться за помощью опытных консультантов в организации документооборота фирмы. Тогда ведение бухгалтерии, как впрочем, и кадровый учет, способен будет осуществлять даже не имеющий достаточного опыта специалист. По готовым шаблонам и инструкциям поставить ведение бухгалтерского учета и документооборота не составит труда.
 Заказав услуги по постановке и организации системы документооборота в компании, следует избегать излишней бюрократии. Помните, документооборот существует для того, чтобы обслуживать управленческий процесс, а не наоборот. Ведение бухгалтерии будет оперативным, четким и своевременным, если бухгалтер не будет загружен заполнением ненужных бумаг и отчетов.
 В этом плане (оптимизированное ведение бухгалтерского учета) привлекательным видится переход на электронный документооборот. Электронный документооборот позволяет избавиться от необходимости тиражировать бумажные копии приказов, распоряжений и т.д. Это не только сохранит бумагу и краску в принтере, но и освободит площади в архивных помещениях.
 Ведение бухгалтерии по электронному документообороту уже сейчас позволяет сдавать в налоговые и другие органы отчетность по интернету. Ведение бухгалтерского учета ускоряется и упрощается на порядок: не нужно бегать за подписями и печатями ответственных лиц (они могут подписать документ своей электронной подписью, даже находясь в командировке или отпуске), процесс согласования больших документов тоже значительно облегчается.
 Но организовать полностью электронный документооборот под силу только крупным компаниям. Поэтому для предприятий малого бизнеса нужно начинать с традиционных журналов регистрации, тетрадей контроля и т.д.
 Грамотная постановка документооборота – залог четкого взаимодействия подразделений, в том числе и бухгалтерии.