Но, тем не менее, грамотно автоматизировав ведение бухгалтерии, можно добиться серьезных результатов и нивелировать недостатки от появления компьютеров. Ниже представлен ряд самых распространенных ошибок, которые допускают руководители фирм, устанавливая компьютеры:
- ведение бухгалтерского учета можно считать автоматизированным только тогда, когда все компьютеры организации объединены в сеть. Иногда приходится наблюдать следующую картину: менеджер выписывает счет клиенту и распечатывает его на своем компьютере (и принтере), затем с этим счетом клиент идет в кассу, где кассир повторно вносит данные уже в свой компьютер, распечатывается ПКО (приходный кассовый ордер). Через некоторое время клиент идет получать товар на складе, где на компьютере кладовщика выписывается товарная накладная на отпускаемую партию продукции (товара). Со всеми этими бумагами многострадальный клиент идет к главному бухгалтеру, который повторно (!) вносит с предоставленных накладных всю информацию в свой компьютер. Смеем заверить, что это подобное ведение бухгалтерии можно назвать только антиавтоматизацией. Если бы все компьютеры были связаны в сеть, то данные вводил бы только менеджер, остальные документы формировались бы автоматически.
- ведение бухгалтерии с помощью компьютеров обязательно должно быть организовано с применением лицензированных программных продуктов. Это аксиома и исключений быть не может.
- ведение бухгалтерского учета с максимальной степенью автоматизации подразумевает наличие выхода в интернет. Тогда до минимума можно будет сократить личные визиты в налоговую инспекцию, пенсионный фонд, фонд социального страхования и обслуживающий организацию банк. Ведение бухгалтерии и документооборот с этими контрагентами можно будет осуществлять дистанционно через интернет;
- ведение бухгалтерского учета на компьютере – это полное отсутствие различного рода развлечений в рабочее время. Нужно в приказном порядке запретить установку игр на рабочий компьютер. За исполнением приказа – строго следить и наказывать «рублем» виновных. Иначе через некоторое время весь офис будет обсуждать методы и способы прохождения уровней в популярных играх.
Соблюдая эти несложные рекомендации, руководитель существенно повысит отдачу от автоматизации не только бухгалтерского учета, но и всего офиса.
| Следующая > |
|---|
