Итак, как нужно оформить ведение бухгалтерии при покупке канцелярских товаров, в частности – бумаги для множительной техники. Прежде всего, нужно создать приказ, в котором будет указан сотрудник, которому поручается делать подобные закупки. В приказе обязательно нужно указать максимальную сумму, которую можно выдавать ему под авансовый отчет. Ведение бухгалтерского учета можно организовать и без этого приказа, но в случае выездной налоговой проверки, инспектор может потребовать документ, на основании которого тому или иному сотруднику выдавались деньги под авансовый отчет. Это связано с тем, что руководители компаний прибегают к подобной операции для того, чтобы временно «одолжить» деньги у собственной компании. Без оправдательного документа налоговая инспекция может посчитать выдачу денежных средств под авансовый отчет скрытой формой кредитования. Как это повлияет на ведение бухгалтерии, думаем говорить не нужно – придется оформлять дополнительные проводки и удерживать налог за пользование «кредитом».
Итак, приказ о подотчетном лице у нас есть, теперь нужно получить деньги в банке на закупку канцелярских товаров. Возникает соблазн снять сумму побольше, чтобы потом ее израсходовать при необходимости, но так лучше не делать – лишние деньги в кассе могут превысить норму разрешенного лимита и потребуют дополнительных проводок и документов. Ведение бухгалтерского учета после снятия средств пополнится приходным кассовым ордером с отражением снятой в банке суммы. После этого выдаем деньги расходным кассовым ордером подотчетнику. Сразу же после покупки канцелярских товаров следует потребовать все подтверждающие документы: чеки, товарные накладные, счета-фактуры, товарные чеки и т.д. На основании этих документов составляем авансовый отчет. Ведение бухгалтерии дополнится еще одним приходным кассовым ордером, если у подотчетника осталась неизрасходованная сумма. Неиспользованные средства следует сдать в банк, если остаток по кассе превышает разрешенный лимит. Как видите, получается очень много различных документов и проводок для того, чтобы закупить обычную бумагу или папки для отдела кадров.
Опытные бухгалтера предпочитают поступать по-другому – закупать канцелярские товары и принадлежности один раз в год в больших количествах. Это дает сразу несколько преимуществ. Во-первых, таким образом можно получить значительные скидки, вплоть до оптовых цен. Ведение бухгалтерского учета облегчается тем, что не нужно оформлять авансовые отчеты – оплата проходит через банк по выставленному счету. Кроме того, такая закупка дисциплинирует весь персонал в расходе канцелярских товаров – бумага экономится до приобретения следующей оптовой партии.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|
