Аутсорсинг – сравнительно новое понятие в российском бизнесе. Но тем не менее он уже нашел отражение в современном законодательстве. Так, например, компания имеет полное право передать на аутсорсинг (удаленное сопровождение) бухгалтерское обслуживание. Формы могут быть самые различные, как частичное бухгалтерское сопровождение бизнеса, так и полное бухгалтерское обслуживание.
Но все-таки есть ряд моментов, которые нужно знать, чтобы потом не получить неприятных сюрпризов. Перечислим и кратко охарактеризуем их:
- если вы отдаете на аутсорсинг бухгалтерское обслуживание, то вы должны знать, что полную ответственность за возможные ошибки в бухгалтерском учете несет сама фирма, а не обслуживающая ее организация. То есть если вам аутсорсер неправильно начислял налоги, то штрафы и пени платить будет ваша компания. Для того чтобы избежать подобной участи, в договоре на аутсорсинг обязательно должен быть пункт, согласно которому, все пени и штрафы выплачиваются за счет аутсорсера, если ошибки допущены по его вине. Сюда не относятся ошибки, сделанные в случае несвоевременного предоставления первичных документов сотрудникам компании аутсорсера. Если аутсорсер не согласен с включением в договор подобного пункта, то это повод отдать бухгалтерское обслуживание другой фирме;
- в договоре (или приложении к нему) обязательно должен быть прописан порядок ценообразования. Например, бухгалтерское обслуживание может быть оценено, как по фиксированной ежемесячной ставке, так и в зависимости от количества совершенных операций;
- аутсорсинг на бухгалтерское обслуживание должен быть прописан до мелочей: кто оформляет первичные документы, в какие сроки предоставляются отчеты, как фиксируется факт передачи документов и т.д. Поверьте, в случае возникновения разногласий договор на аутсорсинг – основной документ (и аргумент) помогающий устранить споры;
- договор на аутсорсинг следует заключать лишь в том случае, если подобное сотрудничество реально сократит издержки компании. Иначе есть риск того, что налоговая инспекция откажется признавать расходы на аутсорсера уменьшающими налогооблагаемую базу. Уже есть судебная практика, согласно которой споры выигрывают налоговики;
- обязательно проследите, чтобы в договоре на аутсорсинг был пункт о сохранении конфиденциальной информации в тайне. Это не только позволит избежать «утечки» важной информации к конкурентам, но и является одним из требований законодательства в кадровой сфере. Иными словами, если персональные данные на ваших сотрудников окажутся в открытом доступе по вине аутсорсера, то отвечать придется вам;
- бухгалтерское обслуживание можно отдавать в удаленное управление только в том случае, если есть четкие гарантии того, что услуги будут оказывать высококвалифицированные специалисты. Поэтому не стоит соблазняться на низкую цену аутсорсинга, вполне вероятно, что это приманка для клиентов от фирмы-однодневки. В качестве гарантий могут выступать сертификаты и дипломы специалистов аутсорсера.
Есть еще много тонкостей в заключении договоров на удаленное обслуживание, но они в основном касаются профильной составляющей. Для уверенности можно воспользоваться помощью квалифицированного юриста.